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Compliance leicht gemacht
GoBD, DSGVO, KassenSichV und RKSV - Hoteliers und Unterkunftsbetreiber sehen sich mit einer zunehmenden Anzahl an Verordnungen konfrontiert. Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite: 3RPMS® erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben, von den GoBD über die DSGVO bis hin zur Kassensicherungsverordnung KassenSichV (Deutschland) und der Registrierkassensicherheitsverordnung RKSV (Österreich).
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 wurde vom Gesetzgeber in Deutschland der neue Paragraph § 146a AO der Abgaberordnung eingeführt. Genauere Details wurden anschließend am 06.10.2017 in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) festgelegt.
Damit wurde entschieden, das seit dem 1. Januar 2020 für Unternehmen die Pflicht besteht, eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, die nachträgliche Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen verhindert.
Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen des Aufzeichnungssystems in einem separaten Speicher und liefert einen Code zurück an das Aufzeichnungssystem. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt jederzeit exportierbar sein muss.
Was ist die Kassensicherungsverordnung?
Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Bundesfinanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an elektronischen Kassen-, Abrechnungs- Sicherungs- und Aufzeichnungssystemen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV spezifiert die Regelungen die im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 veröffentlicht wurden.
Seit wann gilt die Kassensicherungsverordnung?
Die KassenSichV trat zum 01.01.2020 stufenweise in Kraft. In den Medien wurde hauptsächlich die seit diesem Datum geltende Belegausgabepflicht (auch oft "Bonpflicht" genannt) diskutiert. Mit der Kassensicherungsverordnung wurde jedoch die bedeutend weitergehende Pflicht der Anbindung an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), sowie eine Meldepflicht, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme an die Finanzämter zu melden, eingeführt
Seit dem 01.10.2020 müssen endgültig alle Aufzeichnungssysteme im Sinne der KassenSichV über eine TSE-Anbindung verfügen. Systeme, die über keine TSE-Anbindung verfügen, dürfen seit diesem Zeitpunkt weder eingesetzt noch vom Hersteller weiter in den Verkehr gebracht werden.
Als Aufzeichnungssyste gelten dabei alle Systeme mit denen zumindest teilweise bar- oder barähnliche (z. B. Gutscheine) Zahlungen erfasst werden können.
Was ist das Ziel der Kassensicherungsverordnung?
Ziel der Kassensicherungsverordnung ist, nachträgliche Manipulationen an Aufzeichnungssystemen herausfinden zu können.
Jede Kassenbuchung wird von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) mit einer elektronischen Signatur versehen. Bei der Generierung der Signatur werden nicht nur Bestandteile des aktuellen Belegs herangezogen, sondern auch die Signatur des vorherigen Belegs. Die Signatur wird zurück an das Aufzeichnungssystem übergeben und dort mit auf den Beleg gedruckt.
Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Die in der Verordnung vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig und kann prinzipiell eine Hardware- oder Cloudlösung sein.
Ihre Aufgabe ist die Umsätze dabei manipulationssicher zu speichern. Dies geschieht im Prinzip durch eine Verkettung der Umsätze, bei der jede Transaktion signiert wird. Eine Nachträgliche Manipulation ist somit ausgeschlossen.
Gilt die KassenSichV auch für 3RPMS® und/oder meine bisherige Hotelsoftware?
Ja, mit der KassenSichV wurde der neue Begriff "Aufzeichnungsystem" eingeführt. Aufzeichnungssysteme im Sinne der KassenSichV sind alle Systeme, mit denen zumindest teilweise bare und/oder barähnliche (Geldkarte, Gutscheine, Wertkarten) Zahlungen vor Ort abgewickelt werden können. Die KassenSichV bezieht sich also nicht mehr nur auf "klassische" Kassensysteme.
Alle Systeme die auch nur in Teilen oder gelegentlich solche Geschäftsvorfälle abbilden, müssen seit dem 01.10.2020 mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) verbunden sein.
Systeme die diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr eingesetzt und vom Hersteller auch nicht mehr in den Verkehr gebracht werden.
Erfüllt 3RPMS® die Anforderungen der KassenSichV?
Ja, 3RPMS® erfüllt vollumfänglich die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung.
Da 3RPMS® eine Cloudsoftware ist, haben wir uns als TSE-Partner für die Cloud-TSE von fiskaly entschieden. Wir haben mit fiskaly einen Rahmenvertrag und richten bei der Einrichtung Ihres Hauses auch die fiskaly TSE mit ein, Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Bestandskunden können die TSE über nachträglich unter folgendem Link bestellen: zur TSE Bestellung
Was bedeutet dies für mich als Unternehmer?
Für Sie als Unternehmer enthält die KassenSichV zahlreiche Neuerungen:
Belegausgabepflicht:
Seit dem 01.01.2020 gilt eine Belegausgabepflicht. D. h. Sie müssen Ihren Gästen verpflichtend einen Beleg bzw. Rechnung aushändigen. Der Gast ist jedoch nicht verpflichtet den Beleg mitznehmen. Der Beleg kann bei Zustimmung des Gastes auch elektronisch - z. B. per Email - übermittelt werden.
Pflicht der Anbindung an eine Technische Sicherheitseinrichtung:
Seit dem 01.10.2020 müssen alle Aufzeichnungssysteme im Sinne der KassenSichV über eine Anbindung an eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Meldepflicht:
Unternehmer müssen Ihrem zuständigen Finanzamt bis spätestens 30 Tage nach Einführung der KassenSichV Ihre Kassen- & Abrechnungssysteme sowie die eingesetzte technische Sicherheitseinrichtung melden. (Hinweis: aktuell - Stand Juli 2024: die Meldepflicht wird zum 01.01.2025 verpflichtend eingeführt.)
Entstehen mir durch die KassenSichV zusätzliche Kosten?
Ja, für die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung entstehen weitere Kosten. Die zusätzlichen Kosten betreffen nur Betriebe mit Sitz in Deutschland.
Wir haben einen Rahmenvertrag mit der Firma Fiskaly abgeschlossen und können Ihnen daher die fiskaly Cloud TSE zu äußerst günstigen Konditionen von 11,90 € pro Monat zzgl. MwSt. anbieten.
Für die Anbindung und Inbetriebnahme der TSE von Fiskaly berechnen wir einmalig 29,90 € zzgl. MwSt.
Was muss ich tun?
Nichts. Bei allen Neukunden ist die Option "fiskaly TSE" bereits in den Angeboten vorausgewählt. Wenn Sie Ihren 3RPMS® Zugang erhalten ist eine fiskaly TSE bereits eingerichtet und mit Ihrem Account verbunden.
Ab Enführung der TSE Meldepflicht zum 01.01.2025 melden wir neu aktivierte TSE's aber auch vor dem 01.01.2025 in Betrieb genommene TSE´s automatisch für Sie.
GoBD - eine kleine Abkürzung mit großer Bedeutung
Ende 2014 hat das BMF die GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - veröffentlicht.
Erstmals werden nun konkrete Anforderungen an IT-Systeme gestellt, die von den Finanzverwaltungen im Falle einer Betriebsprüfung kontrolliert werden. Diese Anforderungen betreffen nicht nur die Buchhaltung sondern bereits alle eingesetzten Vorsysteme (Registrierkassen, Fakturaprogramme, etc) insofern damit Belege erstellt und/oder verarbeitet werden.
Neben dem sogenannten GoBD-Export der Daten in einem vorgegebenen Strukturformat gelten nun auch erhöhte Anforderungen an Kassenbücher und insbsondere an die revisionssichere Archivierung von Rechnungen insofern diese digital erstellt wurden.
3RPMS® erfüllt die Anforderungen der GoBD. Wir haben unseren Datenexport von der Firma AUDICON®, dem Hersteller der von den Finanzverwaltungen eingesetzten Prüfsoftware IDEA, auf Konsistenz prüfen lassen.
Und mit der 3RPMS® Datev Schnittstelle übergeben Sie die monatlichen Buchungsstapel schnell, unkompliziert & GoBD-konform an Ihren Steuerberater.
Die Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO
Seit 25. Mai 2018 ist die neue europäische DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Kraft.
Umfangreichen Dokumentations-, Auskunfts- und Löschpflichten sind seit diesem Datum für Unternehmen jeder Größe verpflichtend, die personenbezogene Daten von EU-Einwohnern verarbeiten.
3RPMS® erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und hilft Ihnen bei der Einhaltung der Vorgaben durch ein einfaches und durchdachtes Löschkonzept. So erinnert Sie 3RPMS® rechtzeitig, wenn Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Löschung anstehen.
Wir schließen mit Ihnen bei Vertragsschluß die in der DSGVO vorgeschriebene, separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab, in der wir uns zu umfangreichen Pflichten bekennen.
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zu diesem Thema zur Verfügung.
Was ist die DSGVO?
DSGVO ist die Abkürzung für die Datenschutz-Grundverordnung.
Mit der DSGVO will die Europäische Union einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten schaffen.
Seit wann gilt die DSGVO?
Die DSGVO ist am 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Seit diesem Stichtag müssen Unternehmen jeder Größe, von der kleinen Einzelfirma bis zum Großkonzern, die Regelungen der DSGVO umsetzen.
Wen betrifft die DSGVO?
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt für Personen und Körperschaften jeglicher Größe, die personenbezogene Daten von EU-Einwohnern verarbeiten, unabhängig davon, wo der Verarbeiter sich befindet. Diese Regelungen gelten ebenso für Datenrechner und Datenverarbeiter, einschließlich Dritter wie Cloud-Provider.
Worauf muss ich bei der Auswahl meiner Hotelsoftware achten??
Ihre Software sollte Sie bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen, in dem Fristen zur Löschung der verschiedenen Daten definiert werden können und Sie daran erinnert werden, sobald Daten zur Löschung anstehen.
Setzen Sie externe Dienstleister ein, ist der Abschluss einer sogenannten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Pflicht.
Warum ist die DSGVO wichtig für uns?
Wer die ordnungsgemäße Verarbeitung von Daten nicht nachweisen kann oder wichtige Belege verliert, riskiert je nach Schwere der Verstöße empfindliche Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes.